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Ratgeber für Vereine
Festzelt für den Verein: Genehmigung, Brandschutz, Kosten
Euer Verein plant ein Fest im Zelt? Hier steht, woran ihr denken müsst – von der Zeltgröße über die Anzeige beim Landratsamt bis zur Kostenrechnung mit echten Preisen aus unserem Mietshop.
Kostenlos und unverbindlich – Antwort in der Regel innerhalb eines Werktags.
Wir statten von Römhild aus Vereins- und Dorffeste in Südthüringen und Franken aus. Die meisten Probleme am Festtag entstehen nicht im Zelt, sondern vorher: bei Fristen, beim Strom und bei der Helferplanung.
Der Zeitplan: was wann erledigt sein muss
- Acht bis zwölf Wochen vorher: Termin, Platz und ungefähre Gästezahl festlegen und das Zelt reservieren. Im Sommer sind die Wochenenden mit Kirmes und Dorffesten schnell belegt.
- Sechs bis acht Wochen vorher: Bei Gemeinde oder Ordnungsamt klären, was ihr für Ausschank, Sperrzeit, Lärm und eine eventuelle Straßensperrung braucht. Musik bei der GEMA anmelden.
- Spätestens zwei bis drei Wochen vorher: Zelte über 75 m² bei der unteren Bauaufsichtsbehörde anzeigen. Im Landkreis Schmalkalden-Meiningen muss die Anzeige mindestens 10 Werktage vor der Nutzung eingehen.
- Eine Woche vorher: Helferplan, Stromanschluss, Wasser und Müll klären und den Aufbautermin mit uns festlegen.
- Am Festtag: Vor dem Einlass Notausgänge, Feuerlöscher und Kabelwege prüfen. Wenn die Bauaufsicht eine Gebrauchsabnahme angesetzt hat, findet sie vor der ersten Nutzung statt.
Genehmigung: ab wann das Zelt angezeigt werden muss
Festzelte gelten rechtlich als „Fliegende Bauten“. In Thüringen und Bayern gilt: Erdgeschossige Zelte bis 75 m² Grundfläche brauchen keine Ausführungsgenehmigung und müssen nicht angezeigt werden. Alles darüber braucht ein Prüfbuch mit gültiger Ausführungsgenehmigung, und die Aufstellung muss der unteren Bauaufsichtsbehörde beim Landratsamt angezeigt werden. Die Behörde kann vor der Nutzung eine Gebrauchsabnahme durchführen.
75 m² sind schnell erreicht: An Festzeltgarnituren rechnet man rund 1,5 m² je Gast, die Grenze liegt also bei etwa 50 Gästen. Mehrere kleine Zelte, die zu einer Fläche zusammengestellt werden, zählen zusammen.
Das Landratsamt Schmalkalden-Meiningen verlangt die Anzeige mindestens 10 Werktage vor der Nutzung, bei Zelten zusammen mit einer Erklärung der Elektrofirma und des Richtmeisters. Andere Landkreise haben eigene Formulare und Fristen – fragt beim Landratsamt eures Kreises nach. Die Anzeige stellt ihr als Veranstalter, die Angaben zum Zelt bekommt ihr von uns.
Quellen: Merkblatt zur Aufstellung von Fliegenden Bauten, Landratsamt Schmalkalden-Meiningen (Stand 2019), Thüringer und Bayerische Bauordnung. Verbindlich ist immer die Auskunft eures Landratsamts.
Wie groß muss das Zelt sein?
rund 1,5 m² je Gast. 100 Gäste brauchen etwa 150 m² Zelt.
rund 1,75 m² je Gast. Mehr Platz, mehr Hochzeitsgefühl.
rund 1,0 m² je Gast mit Stehtischen.
je nach Umfang 5 bis 10 Prozent Fläche zusätzlich.
Genau rechnen könnt ihr mit unserem Zeltrechner. Er schlägt auch gleich die passende Ausstattung mit Preisen vor.
Brandschutz und Sicherheit
Ausgänge freihalten und nicht mit Bänken, Kisten oder Kabeln zustellen. Notausgänge im Zelt deutlich kennzeichnen, am besten beleuchtet.
griffbereit an Ausschank, Küche und Bühne, mit gültiger Prüfplakette.
Heizgeräte mit Abstand zu Zeltplane und Deko aufstellen, Reserveflaschen nicht im Zelt lagern.
Verteiler und Kabel für draußen verwenden (IP44) und Kabel auf Laufwegen mit Kabelbrücken sichern.
Zelte nach Vorgabe beschweren oder verankern. Legt vorher fest, wer bei einer Sturmwarnung entscheidet, ob das Zelt geräumt wird.
einen Erste-Hilfe-Koffer bereithalten und bei größeren Festen früh einen Sanitätsdienst anfragen.
Feuerlöscher, Notausgangsbanner, Kabelbrücken und Erste-Hilfe-Koffer könnt ihr bei uns mitmieten.
Ausschank, Musik und Versicherung
Ausschank: Wer bei einem Vereinsfest Alkohol verkauft, muss das vorher mit der Gemeinde oder dem Ordnungsamt klären. In Bayern braucht ihr dafür in der Regel eine vorübergehende Gestattung, in Thüringen regelt das Thüringer Gaststättengesetz, zuständig ist die untere Gewerbebehörde. Fragt früh nach – viele Gemeinden wollen den Antrag mehrere Wochen vorher haben.
Musik: Öffentliche Musik, ob Band, DJ oder Box, muss vorher bei der GEMA angemeldet werden. Wer nicht anmeldet, zahlt nachträglich deutlich mehr.
Lärm und Sperrzeit: Wie lange gefeiert werden darf, legt die Gemeinde fest. Klärt das zusammen mit dem Ausschank.
Versicherung: Prüft, ob eure Vereinshaftpflicht ein Fest dieser Größe abdeckt und ob Schäden an gemieteter Ausstattung mitversichert sind.
Was kostet die Ausstattung? Ein Beispiel für 200 Gäste
je 14,00 €, zusammen 308,00 € (ansehen)
Zapfanlage 2-leitig für 115,00 € und Thekenkühlschrank für 50,00 €
Stromverteiler CEE 32 A für 26,00 €
drei Lichterketten à 20 m für zusammen 30,00 €
zwei Feuerlöscher und zwei Notausgangsbanner für zusammen 55,00 €
Zusammen 584,00 € für bis zu vier Kalendertage, inklusive Mehrwertsteuer und bei Abholung in Römhild (Preise Stand Oktober 2026). Für 200 Gäste an Garnituren braucht ihr rund 300 m² Zelt – das Festzelt planen wir nach Gästezahl und Platz und nennen euch den Preis auf Anfrage. Für eure Besucherzahl rechnet es der Feier-Kostenrechner aus. Alle Preise findet ihr im Mietshop.
Häufige Fragen von Vereinen
Liefert und baut ihr das Zelt auf?
Ja. Für Zelte, Bühnen und Technik übernehmen wir auf Wunsch den Auf- und Abbau. Eine Lieferung ist auf Anfrage möglich, die Kosten richten sich nach Entfernung und Umfang der Bestellung.
Wie weit liefert ihr?
Von Römhild aus im Umkreis von rund 100 Kilometern – durch Südthüringen, Unterfranken und das Coburger Land.
Wie früh sollten wir reservieren?
Für Sommertermine empfehlen wir acht bis zwölf Wochen Vorlauf. Die Verfügbarkeit seht ihr im Mietshop direkt beim Artikel, sobald ihr den Zeitraum wählt.
Wer kümmert sich um die Anzeige beim Landratsamt?
Die Anzeige stellt der Veranstalter, also euer Verein. Wir liefern euch die Angaben zum Zelt, die die Behörde verlangt, zum Beispiel Aufbaumaße und Grundfläche.
Wie lange dürfen wir die Ausstattung behalten?
Der Grundpreis gilt für bis zu vier Kalendertage. Für ein Fest am Wochenende holt ihr freitags ab und bringt montags zurück – ohne Aufschlag (Mietdauer und Preise).
Euer Fest, unsere Ausstattung
Schreibt uns Termin, Ort und ungefähre Gästezahl – wir schlagen euch Zelt und Ausstattung vor. Mehr zu Vereins- und Dorffesten findet ihr auf unserer Seite Vereinsfeste.